Политика в отношении обработки персональных данных в Акционерном обществе «Информационно-издательский центр Правительства Санкт-Петербурга «ПЕТРОЦЕНТР»
Утверждена приказом АО «Петроцентр» от 31.10.2025 № 25-1/од
Общие положения
Настоящая Политика об обработке персональных данных (далее – «Политика») определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Акционерном обществе «Информационно-издательский центр Правительства Санкт-Петербурга «Петроцентр» (далее – АО «ПЕТРОЦЕНТР»): ИНН 7813380545, юридический адрес: Санкт-Петербург, ул. Чапаева, д. 11/4, литера А.
Настоящая Политика определяет политику АО «ПЕТРОЦЕНТР» как оператора, осуществляющего обработку персональных данных, в отношении обработки и защиты персональных данных.
Обработка персональных данных в АО «ПЕТРОЦЕНТР» осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящей Политикой и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
В целях настоящей Политики используются следующие понятия:
Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
Оператор персональных данных (оператор) – АО «ПЕТРОЦЕНТР», самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства, органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
АО «ПЕТРОЦЕНТР», как оператор персональных данных обязуется:
обеспечивать конфиденциальность и безопасность персональных данных субъектов персональных данных;
консультировать субъектов персональных данных об их правах, предоставлять им по их запросу информацию об обработке их персональных данных;
по требованию субъекта персональных данных уточнять его персональные данные, блокировать или удалять их, если они являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
уведомлять субъекта персональных данных относительно его персональных данных, в соответствии с обязанностями, возложенными на АО «ПЕТРОЦЕНТР» как на оператора персональных данных.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» как оператор персональных данных вправе:
предоставлять персональные данные субъектов персональных данных третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы и др.) и настоящей Политикой;
отказывать в предоставлении информации о персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
использовать персональные данные субъекта персональных данных без его согласия, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных.
Субъект персональных данных имеет следующие права:
запрашивать информацию, касающейся обработки его персональных данных;
требовать уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
отозвать свое согласие на обработку персональных данных;
принимать иные предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных меры по защите своих прав.
Для реализации своих прав субъект персональных данных может обратиться в АО «ПЕТРОЦЕНТР» по адресу электронной почты: iic@petrocentr.ru, либо написав заявление по адресу: 197046, Санкт-Петербург, вн.тер.г. муниципальный округ Посадский, ул. Чапаева, д. 11/4, литера А.
Цели сбора персональных данных
Персональные данные работников АО «ПЕТРОЦЕНТР», бывших работников
АО «ПЕТРОЦЕНТР», кандидатов на замещение вакантных должностей и близких родственников работников в АО «ПЕТРОЦЕНТР» обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, включая заключение трудового договора, обучения и карьерного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, и формирования кадрового резерва в АО «ПЕТРОЦЕНТР».Персональные данные контрагентов-физических лиц, представителей контрагентов
АО «ПЕТРОЦЕНТР» обрабатываются в целях заключения и/или исполнения заключенного гражданско-правового договора, и осуществления информационного сопровождения исполнения такого договора.Персональные данные работников АО «ПЕТРОЦЕНТР», обрабатываются с целью осуществления пропускного режима.
Персональные данные граждан, обратившихся в АО «ПЕТРОЦЕНТР» с запросом и/или обращением, обрабатываются с целью исполнения возложенных на АО «ПЕТРОЦЕНТР» функций и обязанностей.
Правовые основания обработки персональных данных
Правовым основанием обработки персональных данных АО «ПЕТРОЦЕНТР» является:
согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
выполнение возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
договоры, заключаемые АО «ПЕТРОЦЕНТР» с субъектами персональных данных.
Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
Категориями субъектов, чьи персональных данные обрабатываются в АО «ПЕТРОЦЕНТР», являются:
работники АО «ПЕТРОЦЕНТР», бывшие работники АО «ПЕТРОЦЕНТР», кандидаты на замещение вакантных должностей в АО «ПЕТРОЦЕНТР» и близкие родственники работников;
контрагенты, представители контрагентов АО «ПЕТРОЦЕНТР» (физические лица);
граждане, обратившиеся в АО «ПЕТРОЦЕНТР» с запросом или обращением.
В целях, указанных в п.2.1 настоящей Политики, обрабатываются следующие категории персональных данных работников АО «ПЕТРОЦЕНТР», бывших работников АО «ПЕТРОЦЕНТР», близких родственников работников и кандидатов на замещение вакантных должностей в АО «ПЕТРОЦЕНТР»: ФИО (на русском и английском языке), дата, год, месяц, место рождения, пол; паспортные данные (серия, номер общегражданского паспорта, дата выдачи, наименование органа, выдавшего общегражданский паспорт), копия паспорта; контактные телефоны (мобильный, домашний), адрес электронной почты; адрес регистрации по месту жительства и адрес фактического проживания; номер ИНН; номер страхового свидетельства ПФР; сведения об инвалидности; сведения о социальных льготах; сведения о поощрениях и наградах; о статусе военнообязанного, включая данные водительского удостоверения, военного билета; данные документов об образовании; сведения об образовании и квалификации, профессиональной подготовке, сведения о повышении квалификации; сведения об ученых и научных степенях; сведения о трудовом и общем стаже, предыдущих местах работы и название занимаемых должностей; сведения о семейном положении и родственниках; сведения о доходе, социальных льготах и выплатах.
Для цели, указанной в п. 2.1 в соответствии с п. 4.3. Приказа Росархива от 20.12.2019 №237 «Об утверждении инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» документы, содержащие ПДн, хранятся в течение сроков временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), определяемых на основании с Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее – Приказ Росархива № 236).
Способ обработки ПДн – смешанная обработка.
В целях, указанных в п.2.2 настоящей Политики, обрабатываются следующие категории персональных данных контрагентов-физических лиц, представителей контрагентов
АО «ПЕТРОЦЕНТР»: ФИО, дата, год, месяц рождения, пол; паспортные данные (серия, номер общегражданского паспорта, дата выдачи, наименование органа, выдавшего общегражданский паспорт, и его копия); контактные телефоны (мобильный, домашний, служебный), адрес электронной почты; адрес регистрации, реквизиты банка, должность.
Срок хранения не более 5 лет после достижения цели.
Способ обработки ПДн – смешанная обработка.
В целях, указанных в п.2.3 настоящей Политики, обрабатываются следующие категории персональных данных работников АО «ПЕТРОЦЕНТР»: ФИО, должность.
Срок хранения не более 5 лет после достижения цели.
Способ обработки ПДн – смешанная обработка.
В целях, указанных в п. 2.4. настоящей Политики, обрабатываются следующие категории персональных данных граждан, обратившихся в АО «ПЕТРОЦЕНТР» с запросом или обращением: ФИО, паспортные данные, контактный телефон, адрес электронной почты, почтовый адрес.
Срок хранения не более 3 лет после достижения цели.
Способ обработки ПДн – смешанная обработка.
Порядок и условия обработки персональных данных
Обработка персональных данных субъектов персональных данных производится
АО «ПЕТРОЦЕНТР» строго в соответствии со следующими принципами:обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки, АО «ПЕТРОЦЕНТР» не обрабатывает избыточные персональные данные;
при обработке обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
обеспечивается принятие мер по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или настоящей Политикой;
обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.
Обработка персональных данных осуществляется АО «ПЕТРОЦЕНТР» на условиях, определенных законодательством Российской Федерации, а именно:
обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством на АО «ПЕТРОЦЕНТР» функций, полномочий и обязанностей;
обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, при условии обязательного обезличивания персональных данных. Исключение составляет обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью любых доступных средств связи;
осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования и страховым законодательством.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» получает персональные данные субъектов следующими способами:
лично от субъекта персональных данных;
из общедоступных источников;
из заключенного договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных.
Субъект персональных данных, предоставивший АО «ПЕТРОЦЕНТР» свои персональные данные, дает согласие на их обработку. Согласие является добровольным и его наличие обязательно для получения продуктов/услуг АО «ПЕТРОЦЕНТР».
При отсутствии необходимости получения письменного согласия субъекта на обработку его персональных данных согласие субъекта может быть дано субъектом или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме.
В случае необходимости АО «ПЕТРОЦЕНТР» получает согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных третьими лицами персональных данных.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» вправе предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам при наличии согласия субъекта персональных данных, а также в следующих случаях:
в соответствии с требованиями действующего законодательства:
в ответ на требования органов государственной власти;
в соответствии с требованиями судебного процесса в связи с осуществлением правосудия;
в случае необходимости защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных;
в целях защиты прав АО «ПЕТРОЦЕНТР» или уменьшения возможного ущерба
АО «ПЕТРОЦЕНТР»;после обезличивания персональных данных;
если персональные данные передаются в целях заключения и/или исполнения договора, по которому субъект персональных данных является одной из сторон, выгодоприобретателем или поручителем;
в чрезвычайных ситуациях.
При поручении обработки персональных данных третьему лицу АО «ПЕТРОЦЕНТР» заключает соответствующий договор поручения с этим лицом. При этом АО «ПЕТРОЦЕНТР» в таком договоре поручении обязует лицо, осуществляющее обработку персональных данных, соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные действующим законодательством РФ.
В случаях, когда АО «ПЕТРОЦЕНТР» поручает обработку персональных данных третьему лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет АО «ПЕТРОЦЕНТР». Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению АО «ПЕТРОЦЕНТР», несет ответственность перед АО «ПЕТРОЦЕНТР» в соответствии с условиями договора поручения.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» обязуется и обязует иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ.
При обработке персональных данных АО «ПЕТРОЦЕНТР» применяет необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
Для обеспечения защиты персональных данных субъектов в АО «ПЕТРОЦЕНТР» реализованы следующие меры:
в АО «ПЕТРОЦЕНТР» - назначен ответственный за организацию обработки персональных данных и их защиту;
для обеспечения безопасности персональных данных в информационных системах АО «ПЕТРОЦЕНТР» внедрена система защиты персональных данных, согласно требованиям действующего законодательства РФ;
все носители с персональными данными как бумажные, так и электронные, подлежат учету и к ним применяются строгие требования по хранению и уничтожению;
все персональные данные резервируются и, в случае их модифицирования или уничтожения АО «ПЕТРОЦЕНТР» всегда может их восстановить, за исключением случаев отзыва согласия на обработку данных субъектом персональных данных;
на территории АО «ПЕТРОЦЕНТР» установлен пропускной режим;
доступ к персональным данным имеют минимально необходимое количество работников АО «ПЕТРОЦЕНТР» и только в целях выполнения ими их должностных обязанностей;
со всеми работниками АО «ПЕТРОЦЕНТР», имеющими доступ к персональным данным субъектов, заключены соглашения о неразглашении конфиденциальной информации;
АО «ПЕТРОЦЕНТР» проводит систематическое и непрерывное обучение своих работников, занятых в процессе обработки персональных данных;
АО «ПЕТРОЦЕНТР» постоянно повышает уровень безопасности персональных данных субъектов с помощью системы внутреннего контроля и, при обнаружении несоответствий, в самые короткие сроки устраняет их причины.
Условием прекращения обработки персональных данных в АО «ПЕТРОЦЕНТР» является достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
Хранение персональных данных в АО «ПЕТРОЦЕНТР» осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом или договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Хранение персональных данных осуществляется АО «ПЕТРОЦЕНТР» исключительно на территории РФ.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» обеспечивает раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных настоящей Политикой.
Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных, не допускающий несанкционированное использование, уточнение, распространение и уничтожение персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений АО «ПЕТРОЦЕНТР».
Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы АО «ПЕТРОЦЕНТР» соответствует сроку хранения бумажных оригиналов.
Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки, персональные данные подлежат их актуализации АО «ПЕТРОЦЕНТР», а обработка должна быть прекращена, соответственно.
При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
АО «ПЕТРОЦЕНТР» не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных ФЗ «О персональных данных» или иными федеральными законами;
иное не предусмотрено иным соглашением между АО «ПЕТРОЦЕНТР» и субъектом персональных данных.
Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.
Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на бумажных носителях осуществляется в соответствии с правилами АО «ПЕТРОЦЕНТР», установленными для документооборота и архивирования. Структурное подразделение АО «ПЕТРОЦЕНТР», ответственное за документооборот и архивирование, осуществляет систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные, с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.
АО «ПЕТРОЦЕНТР» обязано сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего.
Согласно ч. 7 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон), Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2) правовые основания и цели обработки персональных данных;
3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
9.1) информацию о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18.1 настоящего Федерального закона;
10) иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.
При этом, согласно ч. 3 ст. 14 Закона, запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Оператор предоставляет сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.
Запрос можно направить на почтовый адрес: 197046, Санкт-Петербург, вн.тер.г. муниципальный округ Посадский, ул. Чапаева, д. 11/4, литера А, или по адресу электронной почты iic@petrocentr.ru