Российский государственный исторический архив (РГИА) – один из крупнейших архивов в Европе. В нем собраны 6,5 миллиона единиц хранения.

СОБЛЮДАЯ НОРМЫ

Замдиректора РГИА Наталия Колосенкова рассказывает, что до пандемии в архиве фиксировали больше 20 тысяч посещений в год. В день это порядка 100 человек. А иногда бывало и до 170. Однако коронавирус внес свои коррективы. И сейчас РГИА имеет право принимать только 50 человек. При этом пользуются архивом не только петербуржцы. Хотя из-за коронавируса число иногородних исследователей, конечно, снизилось. Так как архив не работает с социально-правовыми запросами, его сотрудники весной уходили на самоизоляцию, как и многие россияне. К обычному режиму работы они вернулись 15 июня.

В архиве довольно сложная система пропусков. Это связано с ценностью документов, которые здесь хранятся.

«Мы храним фактически историю Российской империи – это ценные и особо ценные документы, уникальные и даже содержащие драгоценные камни и металлы. Это наш спецхран. Естественно, для этого требуются особые условия. Архив оснащен сложными инженерными коммуникациями для поддержания специального влажностно-температурного режима. И, конечно, в здании применяются особые правила охраны и безопасности, утвержденные Федеральным архивным агентством», – отмечает директор архива Светлана Штукова.

А теперь в РГИА, как и во все общественные места нашего города, нельзя без масок и перчаток. Но тут просят надевать и бахилы. Только после того, как все правила безопасности соблюдены, посетителя оформляют и он пишет заявление или предоставляет отношение от организации, по заданию которой он работает. Пользователю создают личный кабинет и он заказывает дела в электронном виде.

Кроме того, пользователи могут заказать копии архивных документов, с которыми работают в читальном зале. Работы проводятся на договорной основе. Это платные услуги.

По словам Наталии Колосенковой, несмотря на эпидемическую ситуацию, архив очень востребован и сюда непросто попасть. Запись начинается в девять утра. И однажды все 50 мест пользователи заняли буквально за две минуты. Однако, если вы записались в архив и вдруг плохо себя почувствовали, сотрудники просят предупредить по телефону о том, что вы не приедете, чтобы освободилось место для других желающих.

До пандемии в читальном зале было 120 посадочных мест. Сейчас – в два раза меньше. Компьютер и аппараты для работы с микрофильмами установлены с учетом социальной дистанции.

МОЖНО И УДАЛЕННО

Для тех, у кого нет возможности приехать в архив лично, доступны запросы на копирование дел по электронной почте. Таких запросов и до этого было немало. А в связи с эпидемической ситуацией их количество увеличилось. Обычно сотрудники исполняют больше 2 тысяч таких запросов в год. На них выстраивается очередь. Но РГИА почти все их исполняет. Отказывают лишь в том случае, если нужно провести большое научное исследование. В этом случае пользователю рекомендуют самостоятельно работать в читальном зале.

Наталия Колосенкова отмечает, что когда сотрудники архива вышли из самоизоляции, то приняли буквально вал обращений, поступивших на электронную почту. Их все обещают исполнить.

ВЫСТАВКИ

РГИА так же, как ряд других архивов, – фактически научное учреждение. Его хранители должны хорошо знать фонды. Но работа архива заключается не только в изучении документов. Не так давно архив принимал участие в Ночи искусств, а также регулярно готовит новые выставки, в том числе и передвижные.

Сейчас в архиве работают экспозиции, посвященные Ивану Крылову и Илье Репину, а также представителям рода Демидовых. Куратор этой выставки Татьяна Богданова говорит, что во время пандемии интерес людей к таким мероприятиям точно не угас.

«Люди звонят, спрашивают, когда у нас что-то откроется, чтобы иметь возможность посетить. Мне кажется, что, наоборот, люди соскучились по такого рода мероприятиям и с нетерпением ждут, когда будет возможность прийти на выставку, – говорит она. – Сейчас, конечно, группы более малочисленные. Если раньше это было 20 человек, то теперь не более 10. Мы даже для одного человека проведем экскурсию. Точно так же для посещения обязательны маски, бахилы».

На втором этаже РГИА находится мемориальная доска – на ней 25 имен. Это архивисты, погибшие в годы Великой Отечественной войны.

«В день снятия блокады мы каждый год возлагаем цветы, проводим небольшой памятный митинг. Архив в блокаду работал, что уж говорить о пандемии», – отметила замдиректора РГИА.

ПОПАСТЬ В АРХИВ ОНЛАЙН

Занимается РГИА и оцифровкой своих фондов. Правда, как объяснила директор архива Светлана Штукова, онлайн-доступ к ним станет возможным, увы, не скоро.

«Цифровая экономика развивается во всех сферах. И я думаю, что для нашего архивного дела это тоже очень важно. Хотя, конечно, мы не говорим о том, что когда-нибудь могут быть оцифрованы все документы. Во-первых, это очень дорогостоящая работа. А во-вторых, в этом нет необходимости, ведь не все документы одинаково востребованы», – пояснила она.

Кроме того, сейчас для онлайн-доступа к делам Государственного архивного фонда не проработана юридическая основа на федеральном уровне.

В настоящее время в РГИА продолжается оцифровка родословных книг по департаменту Герольдии Сената. В архиве отмечают, что в первую очередь сканировать стараются то, что будет востребовано пользователями.

«Мы руководствуемся теми нормативами, которые утверждает Федеральное архивное агентство. И приступим к исполнению после принятия соответствующих нормативных актов», – пояснила Штукова.

Пока работать с отсканированными документами можно лишь в читальном зале. Тем не менее работа по оцифровке документов ведется более 10 лет. Сейчас отсканировано 5,5 процента документов. А часть документов, начиная с конца 1950-х годов, переснимают на микрофотопленку.

Также в архиве ведется работа и по наполнению электронного каталога. На сайте опубликованы описи. Набор и индексацию заголовков архив сделал уже наполовину. И сейчас работа продолжается.

Светлана Штукова поясняет, что архиву достались документы, которые были сформированы в дела нашими предками. Шифровка дел ведомств до 1917 года отличается от современной. Это не просто фонд, опись. Там могут быть и губерния, и разряды, и столы. А значит, для начала электронную форму нужно создать для внесения в нее дореволюционных шифров. И надо придумать, как это сделать, ведь каждый фонд – это что-то особенное. Все это кропотливая работа. Именной, географический, предметный каталоги требуют изучения каждого документа полистно. И сотрудники архива все дела полистно изучают. Просто сканировать документ и распознать не получится. Ведь почерк у всех разный и техника сразу его не разбирает. Даты, географические названия, имена – все это вычленяют архивисты. Во время пандемии этой работой занимаются несколько сотрудников удаленно.