Канцеляризмы или лишние подробности могут лишить деловое письмо главной цели – донести до собеседника конкретную информацию о предложении, которым вы хотите его заинтересовать. О том, какие ошибки совершают люди в деловой переписке, РИАМО рассказала карьерный эксперт столичной службы занятости населения Ирина Шогенова.

«Каждый сотрудник хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда нужно быстро найти важное письмо в рабочей почте. Но очень часто письма теряются из-за того, что в них не указана тема. Возьмите себе за правило всегда указывать тему письма. Она отражает содержание текста и помогает решить, читать его или нет», – отметила Шогенова.

Также важно написать все самое важное в начале письма, а не в середине.

«Кратко опишите суть задачи в первом абзаце. Разбейте текст на части, добавьте подзаголовки, пронумеруйте важные пункты. Письмо должно иметь четкую структуру. Не пишите «срочно» или «горит» – эти слова могут стать для коллег триггером. Вместо этого лучше указать конкретную дату или время, например, «до 24 ноября» или «до 16:00», – посоветовала специалист.

Если вы пишете письмо коллегам, с которыми поддерживаете деловые отношения, письмо должно быть нейтральным и спокойным.

«То, как вы разговариваете с друзьями, совершенно недопустимо в деловом общении. Не начинайте письмо со слов «Доброго времени суток!», «Приветик!», в качестве приветствия подойдет «Добрый день!» или «Здравствуйте!» Не стоит писать «Народ! Коллеги! Ребзя!», лучше обратитесь по имени к каждому получателю», – добавила Шогенова.

Напоследок важно проверить письмо на наличие запятых и опечаток.

«Обилие опечаток может стать показателем того, что человек даже не прочитал письмо перед отправкой. Проверяйте свои письма на ошибки. Если сомневаетесь, обратитесь к справочнику по пунктуации или орфографическому словарю», – резюмировала специалист.

Ранее «Петербургский дневник» писал о том, что петербуржцы оказались сторонниками строгого цифрового этикета.